O que é Lean e como aplicar em projetos?

Eu trabalhei em uma empresa que estava iniciando a transformação para adoção da filosofia Lean. Sim, estou falando filosofia, pois o Lean não é uma metodologia! No Brasil temos o Lean Institute Brasil, que é um dos institutos que fazem parte do Lean Global Network que é uma comunidade de líderes e profissionais de para disseminar a filosofia Lean.

Segundo o Lean Institute Brasil, a definição de é: “Lean é uma filosofia de gestão inspirada em práticas e resultados do Sistema Toyota”. É um meio para transformar realidades gerenciais, potencializar resultados e melhor aproveitar o potencial humano.

É a capacidade de eliminar desperdícios continuamente e resolver problemas de maneira sistemática. Toda iniciativa lean precisa estar embasada em propósitos claramente definidos e orientados à criação de valor para o cliente.” E é obvio que vou deixar aqui pra você, o link para sua leitura nerd.

Meu foco neste artigo é contar para você como utilizar o Lean em seus projetos de T.I., onde normalmente as organizações encontram maiores resistências para adoção do pensamento Lean, e também é onde você vai encontrar mais desperdícios a ser eliminado! Vamos ao nosso alinhamento…

Quais são os 5 princípios lean?

Existem 5 princípios para lhe dar uma direção a seguir para alcançar o seu melhor resultado, e realmente entregar valor ao cliente final da sua Organização. Vamos a eles:

Definir o que é Valor: O primeiro ponto é definir o que realmente é o valor que você entrega ao seu cliente E aí sim você conseguirá buscar melhorar a sua entrega. Para a área de tecnologia não é fácil encontrar essa definição, que normalmente acham que entregar o que foi especificado dentro do prazo previsto é o melhor. Mas você pode estar fazendo a entrega, mas não está gerando o verdadeiro valor que era preciso. Como por exemplo, solucionar um erro que o software causava em alguma etapa da linha de produção.
Mapear o fluxo de Valor: Você precisa mapear todo o seu fluxo de processo completo que gera o Valor que foi definido, desde o início até a entrega final. Não importa qual área seja, você não deve mapear um processo apenas dentro da sua área, pois você poderá até encontrar etapas que podem ser eliminadas ou até mesmo onde está o gargalo do seu processo.
Criar um Fluxo Contínuo: Para o lean, o processo ideal é “o fluxo de uma só peça: recebe um, processa um, entrega um, no ritmo demandado e com qualidade na fonte”. Portanto, procure rever se seus processos de entrega tem espera de produção em lote e transforme-o. E a turma da T.I.? Que desenvolve um sistema inteiro, e só no final apresenta para o cliente? O que fazer?
Produção Puxada: O Lean sugere que a produção do seu produto seja “Puxada” pelo Cliente, e não o contrário, onde você empurra o produto para o seu cliente. Você deve reorganizar as etapas que criam lotes e os empurram para a próxima etapa, elas devem ser puxadas de uma etapa para outra sempre que for necessário. A ferramenta que é utilizada para colaborar com esse princípio, é o Kanban.
Melhoria Contínua: Os processos além de definir como deve ser as atividades, também precisa ter a definição de como medir a qualidade e sempre buscar formas de melhorar essa execução. Ir em busca da Perfeição. A ferramenta ideal para você buscar a melhoria contínua é o A3.

Agora que você já conhece os 5 princípios Lean, como faço para aplica-los na área de tecnologia?

Como aplicar a filosofia Lean em projetos?

Existe um Framework Lean TI que foi desenvolvido para ser aplicado na área de tecnologia, usando esse framework você verá como deve aplicar cada um dos 5 princípios lean em T.I. Vamos lá?

Definir o que é Valor: Como definir qual o valor final que T.I. gera para o seu cliente interne? É difícil, a não ser que o produto que a sua organização entrega seja um software. Mas pense o que você pode melhorar para que o seu cliente interno entregue o valor do seu cliente final. O que não gera valor, é um desperdício, e segundo a filosofia Lean, todo desperdício deve ser eliminado. Ouça o seu cliente interno, para entender e gerar valor. O Hoshin Kanri que aparece no framework acima é a geração de valor que está diretamente ligada à estratégia da sua organização, e o ideal é que seja gerenciado diariamente para manter o alinhamento estratégico.
Mapear o fluxo de Valor: Mapeie o fluxo de valor do seu cliente interno, quanto mais você conhecer desse processo, melhor será a solução que você poderá oferecer ao seu cliente. Vá ao Gemba (que significa o “local real”), veja com os seus próprios olhos o que acontece. Pois às vezes a solução nem precise envolver a T.I. apenas uma mudança no processo, ou uma correção pontual em alguma atividade anterior. O ideal seria que junto com o seu cliente construir um A3 que é a ferramenta mais indicada para identificar os problemas, e construir a solução ideal.
Criar um Fluxo Contínuo: Aqui você terá que criar um fluxo contínuo das suas entregas. Que precisam ser de qualidade! E claro ser ágil. Para a construção desse fluxo você pode escolher o Scrum, Kanban ou até mesmo o XP que são todos métodos ágeis de desenvolvimento. Junto com o fluxo contínuo, você vai identificar o Jidoka, que orienta que você interrompa o seu fluxo contínuo toda vez que encontrar um erro. Você deve parar e localizar a causa raiz verdadeira do seu e eliminá-lo antes que se propague!
Produção Puxada: Aqui o ideal é combinar com o seu cliente uma frequência de solicitação ideal. Que não seja muito grande para não gerar estoque (que é um desperdício) e nem muito pequena a ponto de interromper o seu fluxo contínuo e gerar ociosidade do time de T.I.
Melhoria Contínua (Kaizen): Busque sempre melhorar os processos internos de desenvolvimento da própria T.I. para cada vez mais entregar software com qualidades que realmente agreguem valor ao seu cliente mesmo que ele seja interno. Construa o seu A3. Também crie uma padronização para gerar mais estabilidade no seu processo.

Como você pode ver, os princípios Lean aplicados junto com uma metodologia ágil vai a torna a sua área de tecnologia a pensar Lean (enxuto). Partiu mudanças?