Como definir um plano de ação usando o Roadmap

Você tem um objetivo e não sabe por onde começar? Sabe elaborar um plano de ação?

Quando falamos em projetos, é mandatório que tenhamos a definição do que se quer e um plano bem elaborado, pois caso não tivermos essa preocupação, tendemos a cometer desperdícios de tempo e recursos. A elaboração de um plano de ação consiste em alguns passos, conforme seguem:

1. Definir o que se deseja alcançar

Você precisa ter clareza do que deseja alcançar.

2. Planejar como alcançar o que deseja

Muita gente erra que nesse passo, acredite! A maioria sai planejando sem ter passado pelo primeiro passo! Sem definição torna-se muito difícil planejar quando você não tem clareza de onde se quer chegar!

3. Agir, realizar

Tendemos a ter “pressa”, agir pela impulsividade, agir sem pensar, o que na maioria das vezes nos levam a direções erradas gerando desperdícios e retrabalhos. Com o planejamento feito, é hora de colocar em prática (executar). Siga o plano, e claro, neste plano devem estar previstos riscos também!

4. Corrigir rota

Independentemente do tipo de planejamento, sempre temos correções que se fazem necessárias quando estamos executando o plano de ação, afinal provavelmente alguma coisa não vai sair exatamente como planejamos e isso vai requerer ajustes e serve como um processo de melhoria contínua (Kaizen na veia!!!).

Usando o Roadmap no cotidiano

Com os quatro passos acima você chegará no resultado que é a realização daquilo que você definiu lá no início. O plano de ação vai ajudar você a transformar o seu objetivo e idéias em realidade e para criar o plano de ação podemos usar uma ferramenta chamada Roadmap, que vai te levar do ponto a onde você está para o ponto onde quer chegar. É uma ferramenta muito útil para planejar e comunicar a visão de futuro que você tem para qualquer coisa que almeja alcançar. Permite-lhe imaginar o seu objetivo final e ir descobrindo de trás para a frente as ações necessárias para chegar até ele. Complicado? Nem tanto!

Vamos brincar usando como exemplo uma viagem que você deseja muito fazer com sua família. Você deseja ir para o Canadá em dezembro deste ano para passar as festividades de final de ano em Toronto com seus familiares, ficando lá por duas semanas para seguir um roteiro de passeios. Então a primeira pergunta que você se faz é: Se eu quero embarcar no dia 17 de dezembro, o que deve ter acontecido antes disso para que eu possa realizar o embarque? Com esta pergunta provavelmente irá “pegar” o passo imediatamente anterior a isso que poderia ser você arrumando as malas, antes disso comprando a passagem e antes definindo o roteiro de lugares que quer conhecer no país, além de Toronto, antes disso fazendo um cursinho de francês para a parada em Quebec e antes de antes e antes até chegar no dia de hoje. Percebe que se fez a leitura no sentido contrário do ponto da partida de viagem até o ponto inicial (hoje). Pode ser que nesse momento você descubra lacunas no seu Roadmap e precise inserir ações intermediárias, modificar alguma delas por não terem ficado claras, dividir uma ação em duas ou mais (desmembrar), ou seja, você vai adaptando os passos até que o Roadmap fique perfeito para o seu objetivo. Nesse ponto passa a definir prazos e as datas em que cada ação deverá ocorrer.

Existem vários benefícios na criação de um plano de ação, mas um dos mais importantes é que se quebra um objetivo complexo, grande e difícil em metas menores, passos menores com ações de complexidade muito menor. Dividir para conquistar! Se fizermos uma analogia em termos de projeto, em linhas gerais estamos seguindo vários processos das diversas áreas de conhecimento em gestão de projetos: acrescentamos um responsável por cada uma das ações, mobilizamos os recursos humanos e materiais necessários, também definimos os custos de cada ação, mapeamos riscos e por fim, teremos um cronograma de projeto claro e bem definido.

Usando o Roadmap em projetos

Já que falamos em projeto, vamos usar um exemplo de projeto real, na empresa em que atuamos. Se não soubermos onde estamos, dificilmente chegaremos ao destino, não é mesmo? O Roadmap é utilizado em quase todas as áreas ligadas a criação, sobretudo desenvolvimento de software e arquitetura. Como o nome sugere, Roadmap é um mapa, uma ferramenta visual e descritiva que mostrará como será o produto ou projeto a cada etapa de evolução. Isso permitirá rápido alinhamento de todos os stakeholders em torno dos mesmos passos e metas rumo à construção final do produto. Deixará todos os envolvidos cientes do processo de evolução e quais variáveis envolvem esse caminho. Em um projeto de desenvolvimento de um software, por exemplo, para chegarmos ao MVP (Minimum Viable Product, ou, em português, Produto Mínimo Viável), precisamos partir de um piloto ou idéia inicial, a qual será seguida por inúmeros testes de validação. Uma vez verificado que esta idéia representa um potencial interesse a um dado mercado consumidor, é preciso partir para sua construção, partir para a prática. Mas é nessa etapa que muitos acabam falhando. Você tem em sua mente o produto final, mas sabe por onde começar? Está com centenas de milhões de ideias revolucionárias, mas consegue filtrar quais funcionalidades básicas esse software deve ter? O que agregaria mais valor (e, portanto, deve ser feito primeiro) dentro das suas limitações orçamentárias?

Fica dificílimo e complexo organizarmos qualquer idéia se não temos um roteiro sequencial para a materialização de nosso projeto. E esse é o objetivo de um Roadmap. A elaboração do plano de ação e conseguintemente termos um MVP inicial, dependem diretamente de uma boa estrutura de Roadmap.

Como fazer um Roadmap?

Como exposto acima, o Roadmap é como uma linha do tempo visual. Uma forma de montá-lo, mas não necessariamente a única, seria:

1. Coloque no papel e valide junto aos seus potenciais clientes (internos, externos ou ambos). A chave aqui é ouvir as dores, coletar informações.

2. Parta para sessões de Brainstorm: todas as possíveis funcionalidades que podem resolver as dores de seus clientes devem ser listadas neste passo.

3. Esta fase é de organizar e hierarquizar os elementos listados no item anterior. Aqui começamos a construir efetivamente o Roadmap. Confrontamos os objetivos da empresa, as expectativas dos clientes e as suas limitações orçamentárias. A partir dessa intersecção, poderão ser organizadas as funcionalidades, uma a uma, em cada ponto da sua linha do tempo.

4. Hora de revisar e melhorar! Importante revisar periodicamente, de acordo com as manifestações das partes envolvidas, ou mudanças no meio do caminho, falhas, etc.

Conforme vimos acima, o Roadmap pode ser encarado como um roteiro de liberação de novas funcionalidades para um produto, cujas mudanças serão realizadas gradativamente ao longo de seu ciclo de vida, através de novas versões e melhorias. É um caminho planejado para que seu produto atinja a excelência, considerando os feedbacks de clientes, experiências obtidas de testes, surgimento de novas tendências de mercado, estratégias corporativas, entre outros aspectos envolvidos neste caminho. É uma poderosa ferramenta para elaborarmos um plano de ação! Uma outra forma de elaborar um plano de ação é o 5W2H, mas este eu abordo em outro artigo (clique aqui), com mais detalhes. Aguardem! 🙂

E você? Já elaborou algum plano de ação? Qual técnica utilizou? Já conhecia a ferramenta Roadmap? Comente aqui! Até a próxima!