Você, que trabalha com gestão de projetos, já parou para observar quanto tempo de sua rotina é gasto somente com comunicação, seja com a sua equipe, seus clientes, Sponsor ou demais stakeholders? Em média, 80% do tempo de um gerente de projetos é usado para a comunicação.
Sendo pragmático: a comunicação é determinante para o sucesso (ou fracasso) de um projeto e quando praticada de forma assertiva garante que as pessoas certas recebam as informações certas no momento certo!
Existem diversas formas de se comunicar. Além da expressão verbal, temos a linguagem corporal, expressões, toques, olhares, gesticulações, o nosso corpo fala! Basicamente aplicamos na comunicação três tipos de habilidades: cognitivas, controle do corpo e controle das emoções.
Quando falamos em gerenciamento de projetos, basicamente temos 3 grandes processos envolvidos, que são:
1. Planejar o gerenciamento das comunicações
2. Gerenciar as comunicações
3. Monitorar as comunicações
Estes grupos de processos estão muito bem detalhados no capítulo 10 do Guia PMBOK®, e visam, sobretudo, assegurar que as informações do projeto sejam planejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e finalmente organizadas de maneira oportuna e apropriada (ufa…).
Vamos falar um pouquinho sobre alguns aspéctos da comunicação, que estão contidos nos processos acima citados:
Componentes da comunicação
- Emissor ou transmissor: codifica a mensagem para envio e deve se certificar que esta foi clara e compreensível.
- Receptor: Recebe, decodifica, confirma o recebimento e entendimento da mensagem.
- Mensagem: Teor do que está sendo comunicado.
- Meio de transmissão: Canal pelo qual a mensagem é transmitida
- Conhecimento: Confirmação de recebimento.
- Feedback: Confirmação de entendimento.
- Ruído: Tudo que distorce, distrai ou que faz a mensagem perder o significado original Exemplos: Idioma, cultura, semântica, inteligência, nível de conhecimento, estado emocional, falta de feedback do receptor, etc.
Figura 1 – Componentes da comunicação
Dimensões da Comunicação:
- Escrita e oral, ouvida e falada.
- Verbal e não verbal
- Interna (dentro do projeto)
- Externa (cliente, mídia, público)
- Formal e Informal
- Vertical e Horizontal
Curiosidade: Sabia que a comunicação paralinguística (não verbal) representa cerca de 90% de toda comunicação que praticamos? Linguagem corporal, entonação de voz, olhar, entre outros aspéctos são componentes percebidos na comunicação pessoal.
Formas de comunicação
- Formal escrito: utilizado em problemas complexos, planos de projeto, documentos como Project Charter, entre outros.
- Formal verbal: geralmente utilizado em apresentações, reuniões, etc.
- Informal escrita: forma mais comumente usada para notas, e-mails, etc.
- Informal verbal: geralmente usamos em conversas do dia-a-dia, discussões técnicas, reuniões informais com time, etc.
Determinando os canais de comunicação
Um bom gerente de projetos deve prever a possibilidade de todos os canais de comunicação possíveis em seu projeto. Sabia que existe uma fórmula para isso? Sim, no exame para as certificações CAPM e PMP são cobrados este conhecimento:
Para esta finalidade usamos a fórmula ((N*(N-1)) /2), onde N = Numero de partes interessadas no projeto. Exemplo prático: Se o seu projeto possui 10 partes interessadas, teremos ((10*(10-1)) /2) = 45 canais de comunicação possíveis!
Importante: quanto mais a estrutura do projeto crescer, mais o gerente de projetos deverá melhorar ou reorganizar os seus canais de comunicação!
Métodos de comunicação
É importante que ao longo do projeto saibamos nos utilizar de todos os métodos disponíveis para que a comunicação seja estabelecida e a informação seja totalmente absorvida e compreendida entre as partes interessadas. Entre eles, destaco:
- Comunicação interativa: Reuniões, vídeo conferências, telefonemas
- Comunicação ativa: Cartas, memorandos, e-mails, mensagem de voz, relatórios, cartas
- Comunicação passiva: Intranet, e-learning, repositórios de conhecimento
Por fim, toda comunicação deve ser armazenada e mantida em um local acessível como ativo de processos organizacionais as partes interessadas, conforme seu nível de autoridade e influência, e visando sua utilidade em projetos futuros, como lições aprendidas.
Figura 2 – Fluxo das lições aprendidas em projetos
E você? Pratica um bom gerenciamento de comunicações em seus projetos? Reconhece a importância de deter e disseminar este conhecimento?
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