Como definir um plano de ação usando o 5W2H

No artigo anterior, falamos sobre a elaboração de um bom plano de ação, utilizando como ferramenta o Roadmap, lembra? Caso não tenha lido, clique aqui! 🙂

Quando falamos em gestão, em algum momento da vida ouvimos vários termos, metodologias e/ou ferramentas, mas algumas vezes necessariamente não conhecemos bem os seus conceitos ou aplicações práticas. Um desses termos e que mencionei no artigo anterior é a metodologia 5W2H. Tão simples e prática que pode ser utilizado desde o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional até o planejamento e acompanhamento de pequenos projetos e atividades rotineiras.

Neste artigo, o objetivo é explicar melhor o que é 5W2H e mostrar como podemos fazer um plano de ação com esta metodologia.

O que é 5W2H

À primeira vista, o termo pode parecer complicado, mas não é! Muito pelo contrário, é bastante lógico! A ferramenta 5W2H nada mais é que um checklist de atividades, prazos e responsabilidades que devem ser conduzidas com o máximo de clareza e eficiência por todos os stakeholders do projeto, e com processos bem definidos e claros. A sigla é formada pelas iniciais, em inglês, das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade, e por consequência, falamos em eliminação de desperdícios também!

A metodologia 5W2H é composta pelas respostas as sete perguntas essenciais abaixo e isso vale para qualquer planejamento, seja de um projeto ou de uma unidade de negócio.

Os 5W são:

What: O que será feito?
Why: Por que será feito?
Where: Onde será feito?
When: Quando será feito?
Who: Por quem será feito?

Os 2H são:

How: Como será feito?
How much: Quanto custará?

Colocando em prática o 5W2H

A primeira etapa consiste em traduzir os objetivos e metas em planos de ações, utilizando a ferramenta para definir os responsáveis, datas e recursos para projetos e atividades menores. Nesse momento, ainda não são necessários softwares, equipamentos e nenhum outro grande investimento. Para começar a utilizar a ferramenta 5W2H em sua empresa você pode utilizar um quadro branco ou até uma planilha Excel. Independente do meio utilizado, o importante é conseguir colocar as sete colunas (5W e os 2H) e desdobrar junto ao seu time o que precisa ser feito. A imagem abaixo é um exemplo prático do 5W2H:

Porque utilizar o 5W2H?

Por ser uma ferramenta de uso simples, trazendo bastante objetividade para a execução da ação, a Matriz 5W2H costuma ser utilizada em áreas de gestão diversas, como por exemplo: Gestão de Projetos, Gestão de Riscos, Elaboração de Planos de Negócio, Elaboração do Planejamento Estratégico, Planos de ação, entre outros. Além disso, é um bom processo de Gestão e Planejamento Orçamentário, por proporcionar praticidade e organização na tomada de decisões.

Além disso, é uma ferramenta que ajuda bastante na execução, monitoramento e controle de tarefas, substituindo dúvidas e discussões em relação a execução dos planos por produtividade uma vez que tudo fica muito mais claro e a atribuição de atividades de cada envolvido e responsável será imediatamente beneficiada. Em suma: os envolvidos no projeto saberão exatamente o que fazer, quando, onde, como…

Outro aspecto positivo, além da questão de economia, já mencionada acima, é a criação de uma cultura organizacional colaborativa.

Até aqui, falamos de duas ferramentas bem interessantes para elaboração de um bom Plano de Ação, que são o Roadmap (abordado no artigo anterior) e o 5W2H que abordamos agora. Existem outras metodologias, as quais discutiremos em artigos futuros, entre elas o método RICE, que ajuda a definir priorizações, e o famoso método Kanban, que nos resguarda no acompanhamento dessas ações.

Fiquem ligados! Continuaremos nos próximos artigos! 🙂