Pare de procrastinar!

É fato que em certos momentos de nossas vidas, seja profissional ou até mesmo no âmbito pessoal, nós procrastinamos, e isso é muito fácil de acontecer. O difícil é sair deste estado, ou seja, o ideal é nem começar!

Mas afinal de contas, o que é procrastinação?

Segundo o dicionário Michaelis, a palavra procrastinar significa: “deixar para outro dia; adiar, delongar, postergar”. Tendo em vista tal definição, observamos que até mesmo quem é mais produtivo e focado em seu trabalho, em algum momento pode praticar o ato de procrastinar atividades pelos mais variados motivos, seja pelo grau de dificuldade, nível de confiança, folga no prazo, por não gostar daquilo, entre outros. Mais do que compreender a ação de procrastinar, torna-se essencial entender as razões que motivaram você ou algum membro do seu time a adiar a realização de uma tarefa.

A ação de postergar pode se tornar um hábito (leia vício) e comprometer diretamente entregas e resultados, e até mesmo afetar ao cliente final, conseguintemente impactando negativamente a experiência dele com o negócio e resultados gerados. Não é raro identificar consumidores ou clientes com uma péssima impressão de uma empresa, justamente pela dificuldade que esta tem de cumprir compromissos e prazos e justamente porque a procrastinação acaba por se tornar parte da cultura e dos hábitos das pessoas envolvidas, mesmo sem que ninguém se dê conta disso.

Falando em outras áreas da vida, além da profissional, isso também se aplica! Quantas coisas deixamos de realizar em nossas vidas por simplesmente ficarmos adiando, também por variados motivos (desculpas, pretextos…) ou pela perda de foco e concentração naquilo que realmente importa? Quer tirar aquela certificação profissional importante para seu crescimento profissional? Quer aquela promoção na empresa em que trabalha? Quer comprar aquele carro que acha bonito? E aquele idioma que quer aprender para ter uma oportunidade internacional? Quero poupar, mas nunca consegue começar? Quantas e quantas pessoas tem metas, desejos, mas ficam estagnadas, só sonhando e divagando? Vamos nos mexer???

Tendo compreendido o quanto a procrastinação é prejudicial e que ela pode estar sendo cometida por você ou pelos melhores membros de sua equipe ou time, chegamos ao momento mais legal deste artigo, que é entender como evitar a procrastinação:

O primeiro a deixar a procrastinação de lado deve ser você!

Com isso você influencia as pessoas ao seu redor a seguirem esta conduta. Se o seu time ou pessoas ao seu redor observarem que a procrastinação é um hábito comum, seguirão tal exemplo e imitarão esse comportamento. A dica aqui é de se fazer um exame de consciência e entender o motivo que o leva a ser um procrastinador. Faça a si mesmo perguntas como: Qual impedimento ou desmotivação para a conclusão dessa atividade ou realização? Por que está despriorizando essa atividade? Por que ela tem menos importância ou não é vista como as outras que você não deixa para depois? O que ela tem de diferente? Ao responder estas questões, você poderá identificar a raiz do problema, e mudar o seu padrão de pensamento e comportamento. Sim, é uma mudança de mindset! Atacar o real motivo, o verdadeiro ofensor é a chave aqui! Seja o grau de dificuldade, falta de conhecimento, prazo folgado, ou até mesmo por desconhecer o sentido ou objetivo daquilo que tem que ser feito. Tendo isso tudo mensurado e planejando-se a atuação, nas próximas vezes que tais atividades se fizerem necessárias, se observará que a complexidade já não é a mesma a princípio percebida.

Não tenha medo ou receio em pedir ajuda! 

Sim, isso mesmo! Muitas pessoas acabam procrastinando ações em sua vida pessoal e profissional pela insegurança ou desconforto em pedir ajuda. Entretanto, um simples auxílio pode ajudar a resolver aquela pendência “esquecida”. Deixe o ego e orgulho de lado e reconheça suas limitações. Se você é um gestor, incentive e facilite um ambiente que permita ao time exercer o espírito colaborativo e apoio mútuo. Metodologias como Kanban, técnicas de Managment 3.0, entre outras abordagens ajudam muito nisso. Propicie um ambiente onde as pessoas se sintam a vontade para pedir ajuda e também oferecerem ajuda.

É imprescindível manter o foco! 

Fuja de distrações ou situações tendenciosas a procrastinação. É fundamental concluir o que se começou. Pare de começar e comece a terminar! Talvez, ouvir uma musiquinha enquanto se executa suas tarefas de rotina possa te ajudar na concentração e foco, já para outros, o silêncio é a melhor forma de focar em suas atividades. Encontre o melhor método pra você, o seu ponto de equilibrio! O ser humano é um ser único, cada um com suas características próprias que o diferencia de outros. Um exemplo de técnica para foco é o Pomodoro, bastante adotada para manter a concentração nas atividades propopostas.

Tendemos a evitar tarefas que não dominamos ou não sabemos exatamente como executar. É preciso que estabeleçamos métodos e processos bem claros, para facilitar a realização das ações e organização das mesmas. E novamente: não falo somente no âmbito profissional, seja como gestor ou colaborador, mas falo também na vida pessoal e todas as outras áreas da vida. Informação é tudo, e isso nos passa confiança ao exercermos funções ou realizar as coisas. Buscar este conhecimento aumenta nossas chances de êxito.

O que faço no meu dia-a-dia para fugir da procrastinação?

1. Crio minha própria metodologia de trabalho, o mais simples possível e que me atenda no objetivo, gerando o valor que preciso e evitando desperdício de tempo com o que não vale tal investimento;
2. Não costumo ficar só no planejamento, mas gosto de agir, experimentar, executar! Já ouviu falar em planejamento por ondas sucessivas? Execute, coloque o plano em ação, pare de “divagar”;
3. Finalizo (foco) algo que está em andamento antes de iniciar uma nova atividade. Claro que o paralelismo existe, mas tomo o máximo de cuidado para manter um WIP bem controlado e distribuído. A propósito este é o principal causador da procrastinação. Cometer o erro de fazer várias e várias coisas ao mesmo tempo acaba por se tornar uma bola de neve, que provavelmente gerará postergações e anulações;
4. Crio uma lista de atividades e começo pelas atividades que provavelmente eu evitaria fazer, pois isso evita a sabotagem. Se não há uma ordem de prioridade definida, costumo começar pelos processos mais difíceis. Pode ser uma ótima maneira de evitar que você os adie. Assim você usa a maior parte da sua energia do início do dia nas tarefas mais complexas e poderá fazer as mais comuns ou cotidianas com maior cautela e atenção;
5. Defino prazos e me comprometo a cumprí-los. Sim, mesmo que não exista um prazo pré-definido, eu estipulo prazos pessoais e metas de resultados. Porém, é fundamental aqui o comprometimento e responsabilidade em cumpri-los desde o início, para garantir que eles não se tornem apenas mais uma coisa procrastinada;
6. Gosto de usar agenda e calendário online para me organizar nos prazos pessoais e antecipar ações, mitigar riscos mapeados, identificar novos riscos, classificá-los e planejar todas as ações de modo a garantir o atingimento das metas;
7. No âmbito profissional também sigo as mesmas dicas acima, e gosto de trabalhar com metas. Elas me garantem que os prazos cumpridos e também que a qualidade do serviço se mantenha em um nível satisfatório. Além disso, tendo um foco as pessoas evitam de deixar para depois as atividades que são fundamentais para se garantir os resultados;
8. Criar recompensas por realizações é uma proposta bacana também. Um almoço diferente com a equipe, no caso de uma realização pessoal uma comemoração em família ou com amigos, um presente, enfim, são tantas opções!

Conclusão

O principal responsável pela sua produtividade e realização é você mesmo e isso se estende a sua equipe, caso seja um gestor de pessoas. Neste caso, acompanhe de perto o andamento do trabalho e identifique possíveis procrastinações rotineiras dentro destas rotinas, apoie e doutrine o seu time, faça uma gestão positiva e de engajamento.Entenda que o principal prejudicado com a sua procrastinação é você mesmo, por isso não comprometa o seu rendimento e o de seus colegas adianto as tarefas mais chatas ou difíceis.

Evitar a procrastinação requer disciplina e muito auto conhecimento. Também é essencial que tênhamos metas claras e sólidas quanto ao que buscamos, e quais os caminhos a percorrer para se atingir estes objetivos. Isso está diretamente ligada a sua produtividade e realização. De fato, é uma mudança de mindset!

Fique claro que as dicas acima são uma percepção que tenha das melhores práticas para se evitar a procrastinação, portanto, não assumam isso como verdade absoluta ou algo que servirá 100% para você! Busque o seu equilíbrio e melhores técnicas para fugir da procrastinação!